4.1 Kommunalverwaltung 2.0 — auf dem Weg zur Bürgerkommune (Peter Jakobs-Woltering)

Kommunen setzen das Internet heute sehr unterschiedlich ein. Während manche Städte und Gemeinden eine Webseite primär als Schaufenster in die Welt nutzen, sehen einige Kommunen im Internet eine Chance zur echten Interaktion mit der Bevölkerung und ihren Partnern unterschiedlicher Sektoren. Der Beitrag gibt anhand von Beispielen aus Arnsberg, Bonn, Friedrichshafen, Siegburg und Unna einen Eindruck davon, wie sie funktionieren kann, die zukunftsfähige „Kommunalverwaltung 2.0“.

 

I. Zukunftsfähigkeit als Herausforderung

Die Themen Kinder und Familie, Migration und Integration, Sicherheit und Ordnung sowie Schule und Bildung sind zunehmend in den Fokus kommunaler Entscheider und Verwaltungsverantwortlicher gerückt. Gerade in diesen Kontexten haben sich die Anforderungen stark verändert, sodass es bei der öffentlichen Hand liegt, zukunftsfähige Rahmenbedingungen für die zu bewältigenden Aufgaben zu schaffen.

Gleichwohl erscheinen die Handlungsspielräume der Kommunen insgesamt begrenzt. Auch wenn wachsende Gewerbesteuereinnahmen der letzten Jahre sich positiv auf die Haushaltskassen ausgewirkt haben, ist die Haushaltslage in den Kommunen angespannt. Hinzu kommen Leistungserwartungen des Bundes und der Länder, ohne dass Organisations- und Fi­nanzierungsfragen hinreichend geklärt sind. So müssen die Kommunen beispielsweise mehr Feuerwehrleute einsetzen oder ein Betreuungsangebot für Kinder unter drei Jahren gewährleisten. Die Umsetzung eines Luftreinhalteplanes mit Umweltzonen bringt ebenfalls steigende Kosten mit sich.

Zusätzliche Konsequenzen für die Kommunalverwaltungen bringt die Globalisierung der Wirtschaft. Eine adäquate Standortqualität hinsichtlich Infrastruktur und Wertschöpfungskette sowie ein effektiver Bürgerservice entscheiden über die kommunale Zukunftsfähigkeit. Hochwertige, bedarfsorientierte und transparente Dienstleitungen sind gefragt, obgleich das öffentliche Management aufgrund jahrelanger Einstellungssperren mit weniger Mitarbeitern auskommen muss.

 

II. Kommunale Erfolge durch neue Technologien 

Aktuelle Beispiele aus der Praxis zeigen, wie ausgewählte Kommunen sich den verändernden politischen Anforderungen durch den Einsatz neuer Technologien stellen, die T-Systems bedarfsgerecht entwickelt und umsetzt.

Arnsberg: Elternservice von Geburt bis Berufsschule

„Wir brauchen einen Elternservice für Kinder von der Geburt des Kindes bis zum Eintritt in die Berufsschule” fordert der Arnsberger Bürgermeister Hans-Josef Vogel. „Obwohl immer mehr Eltern nach der Geburt ihre Kindes wieder arbeiten wollen oder müssen, gibt es in Deutschland keine qualifizierte Babysitterservices, die bürgerschaftlich organisiert und von den Kommunen unterstützt werden. Vor diesem Hintergrund sind wir in Arnsberg mit einem Babysitternetzwerk gestartet. Wir bieten Eltern die Möglichkeit, Babysitter nach bestimmten Qualifikationen auszusuchen.”

Angebot und Nachfrage werden in dem Arnsberger Netzwerk über eine Online-Plattform koordiniert, wobei die jungen Eltern ihr Anforderungsprofil für die gesuchte Kraft spezifizieren. Zugelassen sind nur qualifizierte und geprüfte Babysitter mit entsprechender Ausbildung. In dieser Weise haben nicht zuletzt Neubürger die Möglichkeit, schnell einen verlässlichen Babysitter zu finden. Sie müssen sich nicht auf die sogenannte „Mund-zu-Mund-Propaganda” verlassen. Zudem sind die lokalen Kindertageseinrichtungen in die Phase des Kennenlernens eingebunden, um das gegenseitige Vertrauen von Eltern, Kind und Betreuungsperson zu fördern. Ein weitere Funktionalität besteht – „Ebay lässt grüßen” – aus der Möglichkeit der gegenseitigen Bewertung von Babysittern und Eltern.

Aufbauend auf den Erfahrungen mit der Umsetzung dieses Services ist T-Systems aktuell mit der Aufgabe betraut, in Arnsberg eine online-basierte Vermittlung von Tagesmüttern zu entwickeln. Im Vordergrund steht der Aufbau eines Netzwerkes mit Qualitätskriterien und individuellen, passgenauen Lösungen. Damit unterstützt T-Systems schon jetzt die vom Bun­desministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend angestrebte Ent­wick­lung einer neuen Tagesmütterkultur zugunsten der Familien mit kleinen Kindern.

Darüber hinaus ist die e-Schülerhilfebörse geplant. Damit will die Stadt Arnsberg die Familien dabei unterstützen, die schulischen Ergebnisse der Kinder und Jugendlichen über eine individuelle Förderung zu verbessern und eine Vernetzung der Bildungslandschaft aus Schule, Volkshochschule und Lernenden erreichen.

Arnsberg: E-Veranstaltungsmanagement

Die Stadt Arnsberg kann noch in einem zweiten Kontext als Vorreiter für neue Technologien in den Kommunalverwaltungen gelten. „Unsere Erfah­rung ist, dass ein zielgruppenorientiertes Veranstaltungsmanagement als Standortfaktor zunehmend an Bedeutung gewinnt”, betont Bürgermeister Vogel. „Wir haben uns deshalb das Ziel gesetzt, die Lebensqualität unserer Bürgerinnen und Bürger und den Tourismus durch ein attraktives Freizeitangebot noch mehr zu steigern.” So kommen zu dem Arnsberger Kunstsommer mittlerweile Künstler und Gäste aus ganz Europa. Die Bevölkerung dagegen ist vor allem stadtteilorientiert, sodass gemeinsame kulturelle Veranstaltungen ein Zusammenwachsen der Stadtteile fördern sollen. Als Kuratorenstadt möchte Arnsberg darüber hinaus den Veranstaltern viele Organisa­tions­fragen abnehmen.

Mit Unterstützung von T-Systems professionalisiert die Verwaltung daher gerade ihr Veranstaltungsmanagement, wobei möglichst viele Abläufe optimiert und in elektronische Verfahren übersetzt werden. Daraus ergibt sich eine Reihe von Vorteilen, wie z.B. die Beschleunigung von Anmeldeverfahren, die Speicherung von Anfragen auf Wartelisten sowie die Einbindung von Feedbackmöglichkeiten zum Verfahren wie zur Stadt Arnsberg insgesamt. Damit lässt sich die Attraktivität des Kulturstandorts gezielt verbessern.

Bonn: Kindergartenanmeldung online

Die Stadt Bonn ist dabei, das Anmeldeverfahren für Eltern, die einen Kindergartenplatz suchen, wesentlich zu erleichtern. Da die Suche nach einem freien Platz für die Dreijährigen häufig eine „Zitterpartie” ist, kommt es nicht selten vor, dass Kinder an mehreren Kindertageseinrichtungen angemeldet werden. Oberbürgermeisterin Bärbel Dieckmann kennt einen Fall, in dem Eltern ihr Kind an 21 Kindergärten anmeldeten. Eine vernünftige Bedarfsplanung war für die Stadt nahezu unmöglich. Erschwert wird diese Planung zusätzlich durch die unterschiedlichen Anmeldestandards der städtischen, kirchlichen und freien Träger.

Nun werden die 196 Kindertageseinrichtungen in Bonn miteinander vernetzt. Damit verbunden wird die Anmeldung standardisiert und zentralisiert. Parallelanmeldungen an verschiedenen Kindergärten kann es so nicht mehr geben. Da per Knopfdruck der Anmeldestand festgestellt werden kann, hat die Stadt jederzeit einen Überblick über unversorgte Kinder. Die Eltern haben die Möglichkeit, in Frage kommende Einrichtungen zu recherchieren und erhalten Informationen anhand einheitlicher Kriterien. Nach einer vorläufigen Online-Anmeldung erfolgt die endgültige Anmeldung im Kindergarten ebenfalls online über das System. Dabei werden die neuen mit dem Kinderbildungsgesetz (KiBiz) verbundenen Anforderungen berücksichtigt. Für die Kindergärten besteht die Möglichkeit der Verlinkung ihres Internet-Auftritts zur weiteren Informationsbereitstellung.

Friedrichshafen: Bildungsplattform Edunex

In der T-City Friedrichshafen werden schrittweise die Schulen mit der internetbasierten Lernplattform Edunex ausgestattet. Ziel ist es, statt traditionellem Frontalunterricht und der einseitigen Wissensvermittlung aus Büchern Lerninhalte multimedial zu gestalten und damit die Schulstunden erlebbar werden zu lassen.

Die gemeinsam mit Lehrern entwickelte Plattform ermöglicht individuelles Lernen, Gruppen- und Partnerarbeit, aber auch projektorientiertes Arbeiten im Klassenverband und über die Schulgrenzen hinaus. Dabei greift Edunex auf das Wissen von Bibliotheken und Medienanbietern, auf Fach­module der Schulbuchverlage Cornelsen, Westermann und Klett sowie auf Internet-Inhalte zu. Einzige Voraussetzung sind PCs oder Notebooks mit breitbandigem Internetanschluss.

Die Einsatzmöglichkeiten der Lernplattform sind vielseitig. So verteilen Lehrer über Edunex Aufgaben, stellen Hausaufgaben und bewerten die Einsendungen ihrer Schüler. Internationale Partnerschulen können sich über Videokonferenzsysteme zusammenschalten und so einen grenzüberschreitenden Fremdsprachenunterricht anbieten. Wird ein Schüler krank, so kann er sich von zu Hause aus problemlos mit seinem PC oder Laptop via Internet in den Unterricht einklinken. Eine Übersetzungshilfe erleichtert Lernenden mit Migrationshintergrund, dem Unterricht zu folgen. Auch Lehrern macht Edunex das Leben leichter: Sie verwalten Kurse und Klassen und erstellen mit dem System Lernpläne, die individuell auf den Wissensstand einzelner Schüler ausgerichtet und natürlich wieder verwendet werden können.

Offiziell starteten T-Systems und Friedrichshafen Edunex auf der CeBIT 2008. Mittlerweile sind fünf Schulen mit dem Zugang zu den multimedial aufbereiteten Lerninhalten der elektronischen Bildungslösung ausgestattet. Die Schulen planen deren Einsatz in allen Klassen und Unterrichtsfächern. In Hessen arbeiten außerdem künftig rund 100 Schulen mit Edunex. Bereits seit mehreren Jahren bewährt ist der Edunex-Einsatz in ca. 600 Schulen in Nordrhein-Westfalen. Schulen in weiteren Bundesländern werden in den nächsten Monaten folgen.

Siegburg: Optimierung des Außendienstes

Auch in der Binnenverwaltung halten neue Technologien Einzug. Die Kreisstadt Siegburg legt im Rahmen der Verwaltungsreform einen wesentlichen Schwerpunkt auf die Optimierung des Außendienstes.

Von den rund 500 Mitarbeitern der Stadt sind rund 20% im Außendienst beschäftigt. Es kommt nicht selten vor, dass zwei bis drei Fachkräfte zeitgleich in derselben Straße unterwegs sind und sogar nahezu identische Aufgaben übernehmen. Eine Koordinierung fehlt. „Warum soll nicht eine Polizeihostess in der Lage sein, Schlaglöcher und Bruchholz aufzunehmen. Warum soll nicht ein Vollstreckungsbeamter die Reparatur klappernder Kanaldeckel anstoßen”, fragt sich Bernd Lehmann, Co-Dezernent für zentrale Dienste und Bürgerservices der Stadt Siegburg. „Wir müssen unseren Außendienst effizienter einsetzen und von dem Spartendenken wegkommen. Mit einer mobilen Steuerung wird dies erheblich erleichtert”, folgert er.

In einem ersten Schritt setzt die Stadt Mobiltelefone zur Erfassung von Verkehrsverstößen ein. Dabei werden wichtige Daten wie Autokennzeichen, Tatvorwurf und Ortsangabe in den tragbaren Minicomputer eingegeben. Diese werden online an den Server des Rathauses gesandt und stehen sofort zur Verfügung. „Die Vorteile liegen auf der Hand” fasst Bernd Lehmann zusammen. „Medienbrüche aufgrund von Übertragungsfehlern entfallen, durch einen Plausibilitätscheck werden Falscheingaben schnell entdeckt. Der Sofortausdruck am falsch geparkten Auto erspart Versandkosten des Tickets. Es können wichtige Informationen an sämtliche Mitarbeiter gleichzeitig fließen. Die Lösung ist modular erweiterbar, z.B. zur Bereitstellung von Dienstplänen.”

Zusätzlich will das Dezernat für zentrale Dienste und Bürgerservices die Außendienstmitarbeiter in die Lage versetzen, Anliegen und Beschwerden der Bürger aufzunehmen, Verwaltungsprozesse sofort anzustoßen und den Bürger sofort mit zufrieden stellenden Antworten versorgen zu können. Aktuell sind die Verantwortlichen dabei, diese Kommunikationswege und das notwendige Wissensmanagement aufzubauen.

Unna: e-Procurement

Für den Einkauf von Verbrauchsartikeln haben in den Kommunen ebenfalls neue Zeiten begonnen, ermöglicht durch den Einsatz neuer Lösungen. Durch papiergestützte Verwaltungsabläufe war die Beschaffung bisher mit erheblichem Aufwand verbunden. Die tatsächlichen Kosten waren selten bekannt. Dezentrale Ressourcenverantwortung führte zur Fragmentierung von Einkaufstrukturen, Beschaffungsvorgänge liefen parallel und unabhängig voneinander. Lieferantenvielfalt, umfangreiche Artikelsortimente und unter­schied­­liche Preise sind die Folge. Mangels aussagekräftiger Leistungs­ver­zeichnisse waren die Vergabestellen im Bereich der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) nicht in der Lage, alle benötigten Leistungen zur Ausschreibung zu bringen.

Die Kreisstadt Unna startete im Oktober 2006 mit der Einführung eines elektronischen Einkaufssystems in der Verwaltung. „Bereits nach drei Monaten wurden die Warenkataloge Büromaterial, Toner/Tinte und Papier frei geschaltet” resümiert Uwe Kornartz, Fachdezernent in Unna. „Nach einer kurzen Schulung der Mitarbeitenden konnten die elektronischen Bestellun­gen nahezu ohne Störung abgewickelt werden. Aufgrund der guten Erfahrungen mit der neuen Bestellstrategie wurde Anfang 2007 der Warenkatalog Hygiene in das System eingepflegt. Die 21 Schulen der Kreisstadt wurden Anfang 2008 in das System integriert.”

Das Outsourcing von Einkaufsdienstleistungen, ohne Kompetenzverlust, ist für Verwaltungen effektiv, nachhaltig und kostengünstig umsetzbar. Klare Vorgaben von Abläufen, Definitionen verwaltungsinterner Kompetenzen und Rollen sind ein Schwerpunkt bei der Einführung. Durch Vereinfachung, Beschleunigung und Verschlankung der Prozessabläufe (Lager, Logistik, Personal) ergibt ich eine nachhaltige Kostensenkung im operativen Tagesgeschäft. Eine Reihe von Beispielen in den Verwaltungen zeigen bereits, dass webbasierte Technologien, umfassende Services sowie praxisorientiertes Know-how die Einführung einer auch lokal angepassten E-Procurement-Strategie schnell und einfach möglich machen.

 

III. Kommunalverwaltung 2.0? 

Im kommunalen Kontext wird das Internet heute sehr unterschiedlich eingesetzt. Während manche Städte und Gemeinden eine Webseite primär als Schaufenster in die Welt nutzen, sehen einige Kommunen im Internet eine Chance zur echten Interaktion mit der Bevölkerung und ihren Partnern unterschiedlicher Sektoren.

Hier liegt die Chance von Web 2.0 für die Verwaltung und zugleich auch die Herausforderung. Deutschland benötigt eine „Kommunalverwaltung 2.0″. Dabei geht es nicht nur darum, Weboberflächen um Foren, Blogs, Podcasts, Wikis oder gar Chats zu erweitern. Es geht vielmehr um einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem die Organisation der Verwaltung online-basiert optimiert wird.

Da die Kommunalverwaltung zu ca. 75% aus Binnenprozessen besteht, sind neben den Abläufen, die Bürger und Wirtschaft anstoßen, auch die internen Vorgänge zu optimieren und zu elektronifizieren. Gerade durch die Optimierung der Binnenprozesse werden Einsparungen erzielt. Darüber können sowohl der Finanzhaushalt entlastet als auch neue Bürger- und Wirtschaftsservices bezahlt werden.

Der Nutzen für die Kommune ist offensichtlich: nicht zuletzt wird sie neben einer Kosteneinsparung als moderner Dienstleister wahrgenommen. Die Beispiele aus Arnsberg, Bonn, Friedrichshafen und Unna geben einen Eindruck davon, wie sie funktionieren kann, die zukunftsfähige „Kommunalverwaltung 2.0″.

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